Møter

Vi ønsker å være en åpen organisasjon med kjent agenda for alle møter og arrangement. Det krever at innkallinger og invitasjoner er informative og sendes til alle i god tid. Innkallingene kan gjerne sendes både på e-post og legges ut på nettsidene til laget.

For å få et vellykket møte, er det en del generelle vilkår som må oppfylles. Et møte skal være godt planlagt, og gjennomføres skikkelig. Deltakerne skal forlate et hvert møte med å føle at dette var nyttig, lærerikt og/eller informativt, at alle ble hørt/respektert og at konklusjoner/vedtak var det man faktisk ble enige om.

Styremøter
Styret innkalles til styremøte skriftlig og med saksliste. Første vara skal ha innkalling
til orientering, slik at denne kan steppe inn på kort varsel dersom forfall. (Noen
praktiserer at første vara innkalles hver gang og andre vara får innkalling til
orientering.)

Leder og sekretær må ha god kontakt og bør ha gjennomgått saker og innkomne skriv
på forhånd. Dette er veldig greit for sekretær som skal skrive protokoll. Leder ønsker
velkommen og referer sakslista. Forandringer i rekkefølgen av sakene, samt saker som
ønskes tatt opp under eventuelt meldes nå.

Som regel er det leder som leder møtene. Møteledelse kan også gå på rundgang, slik at alle får trening i dette. For å få strukturerte møtet bør en ikke tillate "utenom snakk"
under sakene. Prat om løst og fast kan en enten ta under kaffen eller til slutt. Dette
igjen for å vise respekt for andres tid og at alle saker er behandlet før noen må gå.
Det er leders ansvar å la alle få komme til ordet. Møtedeltakerne har også et ansvar med tanke på dette.

Medlemsmøter
Alle medlemmer inviteres/innkalles skriftlig.
Invitasjon brukes når det er en eller flere saker til orientering, servering og hyggelig
samvær.
Innkalling brukes når en vil rådføre seg med medlemmene i en eller flere saker og
ønsker et vedtak fra møtet.
Viktig: Velg møtelokale med tanke på hvor mange dere tror kommer, slik at størrelsen passer. Vær ute i god tid, slik at alt er i orden når møtedeltakerne kommer.

Er det nye medlemmer til stede så påse at de får sitte sammen med noen som tar seg
ekstra av dem. Ønsk velkommen og fortell hvem du er. Presenter gjerne styret eller la alle få si hvem de er. I starten av møtet gjør en rede for hvordan man har tenkt å gjennomføre møtet og når en tar sikte på å avslutte.

Det bør skrives referat/protokoll fra møtet.

Årsmøte
Årsmøter innkalles ihht. lovene/vedtektene. I lagslovene står sakslista som gjelder for
årsmøter. Husk at eventuelt ikke forekommer på årsmøte, men behandling av innkomne saker. Avstemmingsreglene ved valget står også i lovene.

Møtelokale bør sjekkes i god tid slik at alt fungere tilfredsstillende.
Møtet ledes av møteleder (som for fylkene ble valgt på fjorårets årsmøte).

Etter velkomst foretas navnopprop (liste utlagt på alle plasser, med styret, delegater og
gjester) og opptelling av antall stemmeberettigede. Alle med stemmerett har et nummer
på lista og et fysisk på sin plass. Dette nummeret vises når man ønsker ordet, slik at
ordstyrer/møteleder kan se i lista hvem de forskjellige er og at referenten får navnene
inn i protokollen.

Sakspapirer er innkalling, saksliste, årsmelding ( styrets arbeid), regnskap,
arbeidsplaner for neste år med budsjett. Til orientering legges ved årsrapporter fra
nemnder, råd, utvalg, sanke-/beitelag, gjeterhundnemnd, værring mm.
Husk å bruke plakater og NSG-banner for profilering.

Innkalling
Innkalling og invitasjoner bør sendes ut i god før møtet, helst 1-2 uker før dersom sakslisten sendes ut samtidig. Dette gir medlemmene god tid til forberedelse, som igjen kan bidra til bedre møtegjennomføring.

Se mal for innkalling under.

Referat/protokoll
Det bør alltid skrives referat eller protokoll fra møter.

Referat brukes når det for eksempel er snakk om informasjonsmøter og aktiviteter der det ikke fattes noen vedtak. Referat trenger ikke signeres.

Protokoll brukes når det fattes vedtak i møtet. Protokollen skal underskrives av sekretær/referent.

Se for øvrig også om protokoll fra årsmøter under NSGs lover.

Aktiviteter

Alle fylkeslagene har egne nettsider under nsg.no, og det samme gjelder flere av lokallagene. Dette er en fin plattform for å informere medlemmene om aktiviteter i laget. Flere har har også tatt i bruk sosiale medier som f.eks. Facebook for å spre informasjon om aktiviteter.

Når du sender ut invitasjoner til aktivteter er det viktig å huske på å få frem den vitkigste informasjonen først:

  • Hvor og når finner aktiviteten sted
  • Hva er aktiviteten
  • Hvem er arrangør
  • Hvorfor - hva er hensikten med arrangementet