Møter og aktiviteter

Det er viktig at møter i NSG på alle plan gjennomføres på en ryddig og forutsigbar måte, og at det føres referater/protokoller som gjør det mulig å dokumentere aktiviteter og beslutninger.
Vi ønsker å være en åpen organisasjon med kjent agenda for alle møter og arrangement. Det krever at innkallinger og invitasjoner er informative og sendes til alle i god tid. Innkallingene kan gjerne sendes både på e-post og legges ut på nettsidene til laget.
For å få et vellykket møte, er det en del generelle vilkår som må oppfylles. Et møte skal være godt planlagt, og gjennomføres skikkelig. Deltakerne skal forlate et hvert møte med å føle at dette var nyttig, lærerikt og/eller informativt, at alle ble hørt/respektert og at konklusjoner/vedtak var det man faktisk ble enige om.
Styremøter
Styret innkalles til styremøte skriftlig og med saksliste. Første vara skal ha innkalling til orientering, slik at denne kan steppe inn på kort varsel dersom forfall. (Noen praktiserer at første vara innkalles hver gang og andre vara får innkalling til
orientering.)
Leder og sekretær må ha god kontakt og bør ha gjennomgått saker og innkomne skriv på forhånd. Dette er veldig greit for sekretær som skal skrive protokoll. Leder ønsker velkommen og refererer sakslista. Forandringer i rekkefølgen av sakene, samt saker som ønskes tatt opp under eventuelt meldes nå.
Som regel er det leder som leder møtene. Møteledelse kan også gå på rundgang, slik at alle får trening i dette. For å få strukturerte møter bør en ikke tillate "utenomsnakk" under sakene. Prat om løst og fast kan en enten ta under kaffen eller til slutt. Dette igjen for å vise respekt for andres tid og at alle saker er behandlet før noen må gå.
Medlemsmøter
Alle medlemmer inviteres/innkalles skriftlig.
Invitasjon brukes når det er en eller flere saker til orientering, servering og hyggelig samvær. Innkalling brukes når en vil rådføre seg med medlemmene i en eller flere saker og ønsker et vedtak fra møtet.
Viktig: Velg møtelokale med tanke på hvor mange dere tror kommer, slik at størrelsen passer. Vær ute i god tid, slik at alt er i orden når møtedeltakerne kommer.
Er det nye medlemmer til stede, så påse at de får sitte sammen med noen som tar seg ekstra av dem. Ønsk velkommen og fortell hvem du er. Presenter gjerne styret eller la alle få si hvem de er. I starten av møtet gjør en rede for hvordan man har tenkt å gjennomføre møtet og når en tar sikte på å avslutte.
Det skrives referat/protokoll fra møtet.
Årsmøte
Årsmøter innkalles ihht. lovene/vedtektene. I lagslovene står sakslista som gjelder for årsmøter. Husk at eventuelt som sak ikke forekommer på årsmøte, men behandling av innkomne saker. Avstemmingsreglene ved valget står også i lovene. Møtelokale bør sjekkes i god tid slik at alt fungere tilfredsstillende.
Møtet ledes av møteleder (som for fylkene ble valgt på fjorårets årsmøte).
Etter velkomst foretas navneopprop (liste utlagt på alle plasser, med styret, delegater og gjester) og opptelling av antall stemmeberettigede. Alle med stemmerett har et nummer på lista og et fysisk på sin plass. Dette nummeret vises når man ønsker ordet, slik at ordstyrer/møteleder kan se i lista hvem de forskjellige er og at referenten får navnene inn i protokollen.
Sakspapirer er innkalling, saksliste, årsmelding (styrets arbeid), regnskap,
arbeidsplaner for neste år med budsjett. Til orientering legges ved årsrapporter fra nemnder, råd, utvalg, sanke-/beitelag, gjeterhundnemnd/-lag, værring m.m. Husk å bruke plakater og NSG-banner for profilering.
Innkalling
Lagsloven beskriver frister for innkalling til møter.
Referat/protokoll
Det skal alltid skrives referat eller protokoll fra møter.
Referat brukes når det for eksempel er snakk om informasjonsmøter og aktiviteter der det ikke fattes noen vedtak. Referat trenger ikke signeres.
Protokoll brukes når det fattes vedtak i møtet. Protokollen skal signeres.
Se for øvrig også om protokoll fra årsmøter under NSGs lover.
Aktiviteter
Alle fylkeslagene har egne nettsider under nsg.no, og det samme gjelder flere av lokallagene. Dette er en fin plattform for å informere medlemmene om aktiviteter i laget. Flere har også tatt i bruk sosiale medier for å spre informasjon.
Når du sender ut invitasjoner til aktivteter er det viktig å huske på å få frem den vitkigste informasjonen først:
- Hvor og når finner aktiviteten sted
- Hva er aktiviteten
- Hvem er arrangør
- Hvorfor - hva er hensikten med arrangementet